Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existênciaapenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito dedocumentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou umaprestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica égarantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e deintegridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes daocorrência do fato gerador.
3. Quaissão as vantagens da NF-e?
A NotaFiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transaçãocomercial.
Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar osseguintes benefícios:
Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;
Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;
Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;
Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
Para as empresas destinatárias deNotas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.
Benefícios para a Sociedade:
Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.
Benefícios para os Contabilistas:
Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.
Benefícios para o Fisco:
Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).
Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamadanota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentartransações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.
Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentesna legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou oCupom Fiscal.
Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a seremitidos de acordo com a legislação em vigor.
A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstasna legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, porexemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações deexportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representaçãosimplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:
conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.
Características do DANFE:
O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação dela;
O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e;
Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das notas fiscais modelo 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais;
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.
O DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.
O canhoto destacável do DANFE deverá constar, no modelo retrato, na extremidade superior do DANFE e, no modelo paisagem, na extremidade esquerda do DANFE, sendo permitido o seu deslocamento para a extremidade inferior no caso de impressão no modo retrato (no modo paisagem, a disposição do canhoto não pode ser modificada). Quando impresso em formulário de segurança, o DANFE deverá obrigatoriamente ser do tamanho A4, com impressão no modo retrato, caso em que fica vedado o deslocamento do canhoto para a parte inferior do formulário.
Os títulos e informações dos campos constantes no DANFE devem ser grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis.
A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso.
Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no máximo, 50% do tamanho da folha.
Se necessário, o DANFE poderá ser impresso em mais de uma folha, caso em que deverá constar em cada folha o número da página atual e o total de páginas do documento.
Os contribuintes, mediante autorização de cada unidade da Federação, poderão solicitar alteração do leiaute do DANFE, previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes do DANFE.
Uso de Formulário de Segurança (FS) e de Formulário deSegurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico(FS-DA):
O uso doFormulário de Segurança (FS) e do Formulário de Segurança para Impressão deDocumento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), para impressão doDANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência,excetuados aqueles em que o contribuinte, em situação de contingência,transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) -Receita Federal do Brasil ou transmitir a Declaração Prévia de Emissão emContingência – DPEC (NF-e) para a Receita Federal do Brasil, casos em que oDANFE será emitido em papel comum, exceto papel jornal.
Na hipótese de utilização do FS ou do FS-DA para a impressão de DANFE, asSecretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência deRegime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendonecessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ, do Processo de Aquisiçãode Formulário de Segurança (PAFs).
Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui e não se confunde com uma NotaFiscal Eletrônica.
